Administratief Coördinator

Robert Half zoekt: Administratief Coördinator (Project van 2,5 jaar, Zaventem) Robert Half is op zoek naar een enthousiaste Administratief Coördinator (m/v/x) voor een uitdagend project van 2,5 jaar bij één van onze vooraanstaande klanten in Zaventem. Heb jij een talent voor organisatie, sterke administratieve vaardigheden en oog voor detail? Dan is deze functie op jouw lijf geschreven! Jouw verantwoordelijkheden voor deze functie als Administratief Coördinator (m/v/x): Projectmanagement & Governance Ondersteuning Ondersteunen van het project door governancevergaderingen professioneel te organiseren en op te volgen (zoals het opstellen van agenda's, voorbereiden van vergadermaterialen, notuleren en opvolgen van actiepunten). Aanmaken van documentatie zoals standaardbriefsjablonen, PowerPoint-presentaties en vergaderverslagen. Afstemmen met externe partners en opvolgen van vereiste activiteiten om samenwerkingsverbanden succesvol te laten slagen. Procurement & Financiële Ondersteuning Coördineren van inkoopprocessen, inclusief het opvragen van offertes, registreren van leveranciers, instellen van inkooporders en opvolgen van leveringen. Ondersteunen van het financiële team bij de verwerking van facturen en andere betalingsgerelateerde activiteiten. Voorbereiden van maandelijkse boekhoudkundige voorzieningen (accruals). Reis- en Evenementcoördinatie Samenwerken met reisbureaus om reizen te organiseren, waaronder visa-aanvragen, uitnodigingsbrieven, hotel- en vervoersboekingen. Coördineren van evenementen, vergaderingen en trainingen met interne en externe partners, inclusief het beheren van de benodigde documentatie op basis van het lokaal vetbeleid. Materiaalbeheer Uploaden en beheren van documenten zoals presentatie- en vergadermaterialen op gedeelde platforms zoals SharePoint. Legal & Compliance Ondersteuning Ondersteunen bij het beheren van derdenrelaties (zoals sprekers, consultants of leveranciers), inclusief het opstellen van overeenkomsten en het indienen van due-diligence-rapporten. Bijwerken van trackers met klanten- en leveranciersovereenkomsten en compliance-gerelateerde documentatie. Bijhouden van een up-to-date lijst met contactgegevens van partners, inclusief namen, functies, e-mailadressen en tekenbevoegdheden. Assisteren bij juridische documentatie en voorbereiding van auditprocessen. Jouw profiel Je beschikt over sterke organisatorische en administratieve vaardigheden. Eerdere ervaring in een soortgelijke functie is een pluspunt. Je beheerst het Frans en het Engels uitstekend, zowel in schrift als communicatie. Je bent vertrouwd met Microsoft Office-programma's (zoals Word, Excel, PowerPoint en SharePoint). Je bent proactief, zorgvuldig en in staat om meerdere taken tegelijkertijd aan te pakken. Wat biedt onze klant? Een boeiende opdracht van 2,5 jaar bij een gerenommeerde klant in Zaventem. Een marktconforme vergoeding en aantrekkelijke extralegale voordelen. Een dynamische en internationale omgeving waar jouw inbreng gewaardeerd wordt. De kans om jezelf verder te ontwikkelen binnen een uitdagende en veelzijdige rol. Ben je klaar om deel uit te maken van dit succesvolle team? Robert Half kijkt uit naar jouw sollicitatie! Solliciteer nu door jouw cv en motivatiebrief te sturen. Eén van onze consultants neemt zo snel mogelijk contact met je op. Compliance, Materiaalkunde, Projectmanagement, Protocols, Administratie, Samenwerken, Engelse taal, Communicatie, Frans, Sharepoint, MS Excel, Reisbureau, PowerPoint, Governance, Procurement

Location: steenokkerzeel, BE

Posted Date: 5/24/2025