Office Coodinator - Segreteria

Contratto: Tempo determinato, lavoro in sede (no smart working) Sede di lavoro: Via Tiburtina 912, 00156 Roma Lo.Li. Pharma International, azienda leader nel settore degli integratori alimentari e dispositivi medici, è alla ricerca di un/a OFFICE COORDINATOR da inserire nel proprio team Regolatorio. 1. Organizzazione delle trasferte aziendali • Gestione dei rapporti con agenzie di viaggio, convenzioni e contratti. • Ricerca e selezione di nuovi fornitori per servizi legati ai viaggi. • Raccolta delle informazioni relative alle trasferte: date, destinazioni, finalità e preferenze. • Prenotazione di voli, hotel, noleggio auto e altri servizi in linea con le policy aziendali. • Gestione logistica completa delle trasferte (trasporti, eventi, riunioni esterne, check-in/check-out). • Invio puntuale ai dipendenti delle conferme e dei dettagli di viaggio. • Gestione di richieste particolari, come esigenze specifiche della direzione. • Verifica di visti e documenti necessari per i viaggi internazionali. • Archiviazione ordinata di documenti e informazioni di viaggio. • Assistenza al personale durante i viaggi per risolvere eventuali imprevisti. 2. Attività di supporto alla Direzione Generale • Pianificazione di appuntamenti, riunioni ed eventi in collaborazione con la Direzione. • Programmazione di meeting interni ed esterni in base alle disponibilità. • Invio di inviti, promemoria, conferme e gestione di variazioni o cancellazioni. • Coordinamento con stakeholder interni ed esterni per la pianificazione. • Supporto operativo al Direttore Generale su attività quotidiane (viaggi, auto, dispositivi, assicurazioni, sinistri, ecc.). 3. Attività di segreteria generale • Gestione archivio di segreteria (pratiche, documenti, contratti). • Gestione quotidiana dell’ufficio (ordini cancelleria, assistenza IT, libro firma). • Coordinamento con i fornitori: richiesta preventivi, gestione fatture, pianificazione interventi. • Gestione e smistamento di telefonate e corrispondenza (in entrata e uscita). • Accoglienza ospiti. 4. Gestione operativa e supporto interno • Proposte di spesa del dipartimento fino al budget autorizzato. • Compilazione e verifica delle richieste di acquisto (RDA), in supporto all’amministrazione. • Pianificazione delle riunioni aziendali: gestione calendario, prenotazione spazi e risorse. • Coordinamento servizi accessori (catering, traduzioni, ecc.). • Organizzazione percorsi di job rotation per i nuovi assunti. • Gestione delle SIM e dei telefoni aziendali. • Gestione operativa degli acquisti, manutenzioni e servizi relativi alla flotta aziendale (fleet management operativo). • Controllo degli spazi comuni. • Supervisione del personale di pulizia, autista, giardiniere. • Coordinamento degli interventi di manutenzione. • Monitoraggio del rispetto delle procedure aziendali nell’area di competenza, per garantire efficienza e produttività. Requisiti richiesti: Ottima conoscenza dell'inglese , sia scritto che parlato. Competenze tecniche in ambito informatico; ottimo utilizzo pacchetto Microsoft Office. Possibilmente 2 anni di esperienza in ruolo analogo Ottima conoscenza dell'inglese , sia scritto che parlato. Precisione, capacità organizzativa e attenzione ai dettagli. Compila il form cliccando su questo link: Invia il tuo CV | Lo.Li. Pharma S.r.l. Lavora con noi -> Allega il tuo CV aggiornato e una lettera di presentazione. Saremo felici di valutare la tua candidatura e di conoscerti meglio! Non perdere l’occasione di contribuire alla nostra missione e di crescere con noi. Unisciti a noi e fai la differenza! Lo.Li. Pharma International promuove un ambiente inclusivo e accoglie con entusiasmo candidature da persone di qualsiasi background. Addetta / Addetto Segreteria Generale associazione sportiva nazionale Operatore Cup Front Office e Back Office Monterotondo, Latium, Italy €1,400.00-€1,500.00 1 week ago Guidonia Montecelio, Latium, Italy €1,200.00-€1,300.00 1 week ago Guidonia Montecelio, Latium, Italy €1,300.00-€1,500.00 1 day ago Office Assistant legge '68 del 12/03/99 (art.1) collocamento mirato alle categorie protette. Receptionist - NH Roma Villa Carpegna - Minor Hotels - Southern Europe J-18808-Ljbffr

Location: provincia-di-roma, IT

Posted Date: 6/21/2025