Directiesecretaresse

Ben jij een organisatietalent dat altijd drie stappen vooruitdenkt? Krijg je energie van schakelen op hoog niveau, houd je overzicht in de drukte én vind je het leuk om midden in een grote technische organisatie te staan? Dan hebben wij een prachtige kans voor jou. Bij Unica in Zwolle zoeken we een directiesecretaresse die houdt van dynamiek, verantwoordelijkheid én impact. Iemand die onze vestigingsdirecteur Wim volledig ontzorgt, het MT ondersteunt en met flair en daadkracht zorgt dat de organisatie soepel draait. Jouw uitdaging als directiesecretaresse Als directiesecretaresse werk je nauw samen met onze vestigingsdirecteur Wim. Je bent zijn rechterhand, beheert zijn agenda en zorgt dat hij zich volledig kan richten op zijn kerntaken. Je bewaart het overzicht, signaleert knelpunten voordat ze ontstaan, en schakelt actief met interne en externe betrokkenen. Het ene moment organiseer je een klantbezoek of MT-overleg, het andere moment stem je praktische zaken af met facilitair beheer of de receptie. Je krijgt een breed en uitdagend takenpakket, maar je vliegt alles aan met dezelfde kernwaarden: Ontzorgen . Dat betekent voor ons: Denken in scenario’s, vooruitzien in plaats van afwachten, en altijd nét dat stapje extra zetten. Proactief . Je weet wat er speelt, signaleert knelpunten voordat ze knellen, en regelt wat nodig is voordat erom gevraagd wordt. Hospitality . Of het nu gaat om een bezoekende klant, een interne bijeenkomst of een jubileum: Jij zorgt dat alles klopt – tot in de details. Wat je concreet gaat doen: Beheren van de agenda van Wim, met oog voor detail én onverwachte wijzigingen Filteren, beantwoorden of delegeren van zijn e-mails Voorbereiden, plannen en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen Regelen van alle randzaken bij klantbezoeken en afspraken Zorgen voor een gastvrije, goed georganiseerde vestiging met 180 collega’s Aansturen van de receptie (2 collega’s) Coördineren van facilitaire zaken en huisvesting Ondersteunen bij projecten en overige secretariële taken In alles wat je doet ben je iemand die rust brengt, vooruitdenkt en dingen regelt voordat ze opgemerkt worden. Jij neemt werk uit handen, met een glimlach. Jouw team Je vormt vooral een sterk duo met vestigingsdirecteur Wim. Daarnaast ondersteun je de andere MT-leden Wichard (operations), Erik (techniek) en Gert (commercie). Het allermooiste komt nog. Want je gaat onze huidige directiesecretaresse Liesbeth opvolgen, maar niet voordat ze jou heeft ingewerkt en volledig wegwijs heeft gemaakt. Daarna werk je zelfstandig, maar niet alleen. Collega Astrid (van een andere Unica vestiging) staat voor je klaar als mentor en sparringpartner. Wat biedt Unica jou? Een speciale kans om in te stappen bij de meest toonaangevende technisch dienstverlener van Nederland. Unica is een organisatie met een rijke historie waar elke dag gewerkt wordt aan ontwikkelen, verbeteren en groei. Je krijgt veel vrijheid (thuis of flexibel werken? Kan gewoon!), verantwoordelijkheid en vertrouwen. Wij investeren volop in persoonlijke ontwikkeling dus ook in die van jou! Ook goed geregeld: Salaris van minimaal € 3.510 en maximaal € 5.010 (schaal 8 of 9). Je startsalaris bepalen we op basis van je ervaring en expertise. Uiteraard een reiskostenvergoeding van € 0,23 per km. Genoeg vrije tijd met 25 vakantie- en 13 ADV-dagen. Goed pensioen bij PMT en korting bij zorgverzekeraars Zilveren Kruis en CZ. Korting bij Unica leveranciers Boels, Grohe, Fietsvoordeelshop en nog veel meer. Wat we van jou vragen Een afgeronde mbo of hbo-opleiding, bij voorkeur secretarieel of administratief Meerdere jaren ervaring als directiesecretaresse of vergelijkbare rol Uitstekende beheersing van het Nederlands in woord en geschrift Voldoende digitale vaardigheden (Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint) Discretie, zelfstandigheid en een proactieve instelling Organisatietalent, mensenkennis en oog voor detail Beschikbaarheid van minimaal 32 uur per week Je schakelt makkelijk tussen formeel en informeel, blijft rustig in hectiek, en gaat professioneel om met vertrouwelijke informatie. Humor, gastvrijheid en aanpakken zijn voor jou vanzelfsprekend. Werken bij Unica: Een baan met toekomst! Unica is een voorloper in duurzame en slimme technologieën. We zorgen ervoor dat gebouwen comfortabel, veilig en energiezuinig functioneren. Ons team in Zwolle bestaat uit 180 enthousiaste en vakkundige collega’s die altijd klaarstaan voor elkaar én voor de klant. Dus ben jij een ervaren directiesecretaresse die energie haalt uit écht ontzorgen, vooruitdenken en gastvrijheid tot in de puntjes? Dan maken we heel graag kennis met je.

Location: Zwolle, Overijssel, NL

Posted Date: 7/5/2025